Recepcionista Administrativa

Recepcionista Administrativa

Objetivo del Puesto: El/la Recepcionista será responsable de gestionar la primera impresión de la empresa a través de la atención eficiente y cordial de las visitas, llamadas telefónicas, y tareas administrativas.

Horario: Lunes a viernes de 9:00 a 6:00. Comida de 13:30 a 14:30.
Inglés: Intermedio (Para canalizar llamadas).
Esquema: Presencial
Sueldo: $15,000 netos, con prestaciones de ley.
Zona: Lomas de Chapultepec
Deseable: Disponibilidad inmediata, de horario y excelente presentación.

Conocimientos: En manejo de software Word, Excel, y manejo de conmutador de 10 líneas.

Experiencia: En Recepción, mínimo 5 años llevando actividades administrativas.

Funciones y Responsabilidades:
•Atender teléfonos y realizar enlaces, localizando a los consultores en caso de llamadas urgentes de los clientes.
•Tomar y entregar mensajes telefónicos de manera detallada, con formato previo.
•Usar las herramientas de trabajo establecidas por el despacho para la atención de llamadas (diadema, bitácoras, computadora, equipo telefónico, etc.).
•Informar a consultores y/o asistentes la llegada de su visitante.
•Dirigir a proveedores y/o mensajeros al piso indicado para realizar entrega de productos de los clientes o suministros de la oficina
•Elaborar las guías DHL/ ESTAFETA , con base en el formato de solicitud de guias.
•Llevar el archivo de Registro de elaboración de Guías DHL.
•Comprar y Gestionar la compra de boletos de avión a través de la plataforma de AMEX, y la elaboración de las órdenes de compra en Excel, diariamente.
•Notificar por escrito mediante correo electrónico la obtención de facturas y generación de órdenes de compra.
•Tener un recordatorio en la agenda electrónica de Google calendar con las fechas de corte de la tarjeta AMEX de las diferentes unidades, cierres contables o fechas clave para la operación administrativa de las órdenes de compra.

Servicios Generales
•Recepción, registro y distribución de correspondencia o paquetería a los destinatarios.
•Atención y servicio de las oficinas.
•Reportar a Recursos Materiales desperfectos del inmueble y equipos que le hayan reportado.
•Solicitar al área de sistemas la reparación de equipos o herramientas de telefonía y dar seguimiento a la reparación.
•Proveedores de mantenimiento de equipos avisar al responsable del equipo, para que atienda al proveedor. (Intendencia, o sistemas)
•Suministro de artículos de papelería, en existencia, a colaboradores.
•Pedidos de papelería Realizar semanalmente, previa autorización del director.

Recepción y Administración:
•Guardar los artículos ya recibidos y revisados.
•La persona que recibe la remisión con los soportes deberá entregar una copia de la remisión firmando la recepción de los soportes correspondientes con soporte, registro, y archivar.
•Llevar el control de los artículos de papelería que se entregan a los colaboradores.
•Recibir y registrar todos los click shares que se entreguen a la recepción, utilizando el formato designado, y notificar de manera inmediata al departamento de sistemas para su procesamiento.
•Canalización de pedidos de proveedores, con responsable o solicitante.
•Cuidado, administración y resurtido de Botiquín
•Solicitar a Recursos Materiales el resurtido de faltantes del botiquín.
•Comidas para juntas o colaboradores, y agua.
•Previa solicitud, por correo, del responsable, apoyar con pedidos de comida para juntas.
•Pedidos, informar a quien lo solicitó para que baje a atender al proveedor.
•Apoyo a colaboradores “interesada (o)” para el llenado del formato de Solicitud de servicios para juntas.
•Entregar papeleta al personal de intendencia y a mensajería para preparar las salas de juntas que requieran montaje especial y/o servicios de café.
•Subir oportunamente al chat de “Montaje Salas” el formato de “Solicitud de servicios para juntas”, para el montaje oportuno de las salas.
•Informar al área de sistemas cuando se requiera su apoyo para las juntas.
•Solicitud y coordinación de recepción de comidas para juntas
•Coordinación con Lobby y/o Estacionamiento
•Uso de Uniformes.